Po kilku latach pracy ERP Microsft Dynamics AX 3.0 (powszechnie wtedy nazywany Axapta) nadeszła pora na aktualizację do wersji 2009. Zwyczajowo przedsiębiorstwa aktualizują się „co drugą” wersję. Robienie aktualizaji z wersji na wersję jest kosztowne, a po zbyt długim czasie można zostać bez narzędzi wspamagających aktualizację ze strony Microsoft. Zaktualizowana aplikacja działa z powodzeniem do dnia dzisiejszego. Poniżej więcej szczegółów dokonania.

Dwie metody aktualizacji

Aktualizacja systemu klasy ERP to duże wyzwanie i nie polega jedynie na wgraniu nowej wersji oprogramowania oraz przeszkoleniu użytkowników w zakresie zmian w interfejsie. Wiąże się to z kilkoma wyzwaniami przed którymi trzeba stanąć:

  • Wielkość bazy danych
  • Zakres modyfikacji w stosunku do standardowej funkcjonalności
  • Potrzeba zmian procesów w stosunku do starego systemu

Można zastosować dwa podstawowe podejścia do sposobu aktualizacji:

  1. Dokonać aktualizacji pozostawiając wszystkie dane transakcyjne.
  2. Wdrożyć nową wersję przenosząc kartoteki i zachowując łatwy dostęp do archiwalnych danych transakcyjnych.

Zalety i wady przeniesienia danych

Każda z tych metod ma swoje zalety i wady, ja preferuję metodę drugą. Argumenty za i przeciw jednemu i drugiemu rozwiązaniu poniżej.

Dokonanie aktualizacji systemu z pozostawieniem wszystkich danych transakcyjnych jest klasycznym podejściem i ma swoje dobre jak złe (według mnie) strony.

Zalety:

  • Pełna ciągłość danych historycznych. Użytkownicy mają dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu, brak problemów z odwoływaniem się do dokumentów, rozrachunków, księgowań.
  • Możliwość wybrania praktycznie dowolnego terminu aktualizacji, może to być środek miesięcznego okresu rozliczeniowego.

Wady:

  • Możliwość przeniesienia błędnych czy niespójnych danych. Jest to doświadczenie wyniesione z praktyki. Na ogół po dłuższym czasie używania systemu powstają zapisy w bazie, które są korygowane na bieżąco, ale mogą stanowić problem podczas aktualizacji. Często są to sytuacje, które wymagają dużego nakładu czasowego w samym procesie uaktualniania systemu.
  • Ograniczona możliwość optymalizacji procesów w systemie. Ponieważ przenosimy system w pełni, przejmujemy jego dobrodziejstwa, ale i błędy poprzedniego wdrożenia. Z pewnością można wiele rzeczy poprawić, ale koszt takich operacji jest wysoki.
  • Wydajność. Jak ciągniemy dalej kilkuletnią bazę to musimy się liczyć z tym, że system nie będzie tak wydajny jak by mógł być przy świeżej instalacji.

Zalety i wady „świeżej” instalacji

Wykonanie świeżego wdrożenia na bazie poprzedniej instalacji to możliwość podjęcia wielu tematów w nowej lepszej formie. Z pewnością są rzeczy, które można uprościć, poprawić i zmienić. Lista wad i korzyści:

Zalety:

  • Możliwość optymalizacji procesów w związku z bagażem doświadczeń z codziennej pracy użytkowników programu. Można się odciąć od rzeczy, które hamują bądź komplikują pracę.
  • Łatwiejsza implementacja modyfikacji systemu. Nie trzeba tak bardzo porównywać funkcjonalności w starym i nowym systemie, wystarczy się oprzeć na nowej funkcjonalności, ew. dostosować nieznacznie procesy biznesowe i napisać niezbędne modyfikacje.
  • Wydajność. Świeży system, świeża baza - to będzie czuć.

Wady:

  • Utrudniony dostęp do danych historycznych. Zawsze jest coś za coś. Na szczęście w MS Dynamics™ 2009 jest łatwość dodania interfejsów wewnątrz systemu pozwalających maksymalnie uprościć przywoływanie dotychczasowych danych. Użytkownicy nie będą odczuwali dużego spadku komfortu pracy.
  • Ograniczenie wyboru terminu wdrożenia. Powinny to być przełomy okresu rozliczeniowego - miesiąca, a najlepiej roku.

Podsumowanie

Z doświadczenia mogę powiedzieć, że aktualizacja poprzez proces wdrożenia „świeżej” instalacji doskonale się sprawdza, a ryzyko wdrożeniowe nie jest dużo większe niż przy klasycznej aktualizacji. Zaktualizowany w ten sposób system działa cały czas bez zarzutu, a baza transakcyjna nie jest obciążona nadmierną historią.

Formularz kontaktowy

Dane kontaktowe

+48 663 990 838 kontakt@dynamik.pl Lokalizacja: Warszawa

Bądź z nami w kontakcie!